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WRAP認證標文件

WRAP認證手冊二參考

發布時間:2018/10/10 14:26:44   發布來源:本站    作者:

WRAP認證手冊二
引言
WRAP認證計劃要求參與的設施了解和有效地證明符合WRAP的主要生產原則,以取得認證資格。WRAP要求參與設施妥為填寫并交回三項書面表格,這將有助促進你的參與和成功取得認證。這三款表格分別為:《生產設施簡介》、《生產原則問卷》及《設施遵從原則情況文件稽查單》。這些表格都可在本《自我評估及監察手冊》中找到,分別為附錄A、B和C。

《生產設施簡介》(附錄A)為WRAP及你將挑選的獨立認可監察員提供有關你的生產設施的基本資料,以使我們能夠更好地評估你符合原則的程度,有助加快你的認證過程。有關你的設施的資料可幫忙我們在你開始認證過程時,就對你和你的營運情況有一點認識。請緊記填上你的電郵地址,方便我們聯系。《生產設施簡介》是自我評估資料包的一個重要組成部分。設施亦需把這部分填妥并交回WRAP和選定的認可監察員。這份稽查單說明設施擁有和置有的文件,以驗明符合WRAP生產原則。

確定設施符合生產原則

獨立監察員將會試圖找出管理做法(即實際營運方法)已符合生產原則問卷的要求的證據,從而評估你的設施是否已履行生產原則。

認證資格是根據持續遵從原則來頒發。問卷并不是對某一天的遵從情況的稽查表。問卷是評估管理程序是否已確立,以保證持續履行原則。

對問卷的每條問題,你的設施必須作好準備證明:1)已采納(承諾執行);2)已開始實行(實踐);及3)正在監察(不斷遵守)所要求的做法,以顯示確實履行原則。

其他遵從原則的證據

一般來說,若你的設施未能充分證明本手冊詳列的遵從原則證據,你可能無法對有關的問題給予肯定答案。但設施可提供其他證據來支持對某項問題的肯定答案。在這些情況下,你的設施必須清除記錄這些證據作為支持憑證。獨立監察員會評估這些其他證據是否符合有關原則的目的和用意。總的來說,應盡量避免采用提供其他證據來支持認證。

遵從原則的證據


要符合原則,你的設施必須證明:1)已采納;2)已開始實行;及3)正在監察所要求的做法,如下所示:

1、采納

你的設施是否已采納有關做法?

是否已指派個別人負責傳達、實施和監察該做法?

2、實行

是否始終如一實行做法?

做法是否已獲采納一段時間,足以證明持續實行?

有關雇工是否已獲告知做法并理解做法?

3、監察

你的設施是否經常驗明做法的有效程度?
有否證明、分析和研究偏離做法的情況?
你的設施會否及時糾正不遵從做法的情況?

下文說明你的設施必須使用來證明:1)已采納;2)已開始實行;及3)正在監察所要求的做法的一般證據。除非有注明“如適用”字眼,這些證據是產生守則問卷所列出的每項做法所必須具備的證據。

下面對能夠充分證明:1)已采納;2)已開始實行;及3)正在監察所要求的做法的證據舉出例子。這些例子只是作為說明,并不包羅所有可用證據。

采納:已采納做法的證據

a) 成文政策和程序。例子:你的設施的成文營運政策手冊列明:

ü 你的設施“不會雇用未滿14周歲的勞工”(原則3)。

ü “你的設施會否在聘用所有準工人時先取得年齡證明文件,并審慎稽查文件的真確性?(問題3.1)

ü “所有準備聘用的雇工都需要接受面試。”(問題3.3)

b) 指定個別人員負責傳達、實行和監察做法


這方面的證據包括組織架構圖、職位責任表(注明職銜);及/或其他傳達責任的方法。

例子:職位責任表/圖――注明設施的人力資源經理的責任如下:

?負責向你的設施的全體員工傳達禁止根據個人特征或信念而施加歧視的政策,包括禁止驗孕作為雇用條件(問題7.1、7.2、7.5)。

?負責向各經理級人員取得簽署聲明,確認他們明白設施的反歧視政策和過程(問題7.1)。

?負責調查及解決呈報上來的違背歧視政策的情況(問題7.1、7.2)。

a) 在適當情況下為相關人員提供對做法的訓練的計劃和材料

例子:你的設施已訓練所有參與聘用過程的個別人員關于:

?設施禁止非自愿或強迫勞動所訂立的政策和程序(問題2.1)。

?確認準雇工已達或超過最低年齡的預先篩選步驟(問題3.1、3.2)。

?有關工作時間和休息日的相關法令(問題6.2)。

?你的設施的反歧視政策(問題7.1、7.2)


備注:只證明你的設施已采納某項問題所要求的做法并不足以對該問題作出肯定答案。你的設施必須同時證明已實行并監察該項必要做法。


監察


不斷監察做法的證據:


a) 你的設施經常驗明做法的有效程度


例子:你的設施定期審核年齡文件記錄及聘用過程,以驗明一定向所有準工人取得年齡文件,而所有準備聘用的雇工都需要接受面試(問題3.1、3.2)。


b) 在適當情況下準備的文件


例子:你的設施必須準備詳細工資清單,以證明給予雇員的報酬情況,包括延長時間工作的工資計算(問題5.4、5.5)。


c) 你的設施為雇員提供一個保密的途徑,以向管理層反映違背做法的情況(例如非法轉運活動、工資清單不符地方、精神或肉體虐待),同時對呈報上來的違背做法情況進行調查并記錄解決結果。


這些途徑可包括不記名意見箱;張貼負責監管雇用事務的本地機關的聯絡資料;或在設施內設立雇員投訴專線。

例子:你的設施的雇員投訴專線收到匿名電話,一名雇員聲稱她的生產主管不允許雇員在休息時間互相交談。管理層對申訴進行調查,并記錄與該名主管的會談過程,會上這名主管被勒令停止抑制雇員自由結社的權利(原則9)。


d) 你的設施證明偏離做法的情況,并在適當時糾正不遵從做法的情況。


證據包括違背情況的記錄、成文政策和程序的修訂、相關人員培訓及/或糾正措施。


例子:你的設施在復核工資清單時發現,當地法令通過修訂提高最低工資后兩個星期,你的設施仍未有實施有關修訂。你的設施馬上修改日后計算工資的公式,并補付雇員少付了的工資(問題1.1、5.1)。



e) 你的設施在適當情況下,對涉及違背做法的管理級人員和雇員采取紀律處分。


紀律處分包括口頭警告;書面警告(由受處分管理級人員及員工簽署,并置備在人事檔案內);暫停職務;及解雇。


例子:一名生產督導員被發現對工人施以體罰,被適當處分(原則4)。


備注:只證明你的設施已不斷監察某項問題所要求的做法并不足以對該問題作出肯定答案。你的設施必須同時證明已采納并實行該項必要做法。


遵從原則的特別證據


除了上述所列示的一般證據外,你可能需要提供特別證據,以證明已遵從原則。倘若你未能提供一般證據或與指定問題有關的證據,你的設施將無法對生產守則問卷的問題給予肯定答案,除非你的設施可以顯示存在適當的其他證據,證明已遵從原則。

本文作者:通翔驗廠認證企業管理顧問

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